KVKK ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ
Veri Sorumlusu Kimlik Bilgileri:
Ünvanı : ELEKTRA ENERJİ TOPTAN SATIŞ ve İTH. İHR. A.Ş.
Ticaret Sicil No – İl : 766774 – İstanbul
Mersis No : 0331051071900011
Adresi : Maslak Mah. Saat Sok. Spine Tower. No:5 Kat:23 Daire:202 Sarıyer / İSTANBUL
Elektra Enerji Toptan Satış ve İthalat İhracat Anonim Şirketi (“Şirket) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak verdiğimiz hizmetlerden faydalanan kişiler dahil, Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat sınırları çerçevesinde işlemekteyiz.
Aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin bu metin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20/3. maddesinde belirtilen temel haklar başta olmak üzere, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi ile 10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ” hükümlerine ve kişisel verilerin korunması alanını düzenleyen ilgili tüm mevzuat hükümlerine dayanarak hazırlanmıştır.
Kişisel Verileriniz
Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından verilen hizmet ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, şirketimizin bayileri ve müşteri hizmetleri çalışanları aracılığıyla ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir.
İşlenen Kişisel Verileriniz:
| Kimlik Verileri | Kimlik fotokopisi veya ehliyet fotokopisi, Kimlik verinizde yer alıp almaması durumuna bağlı olarak: Ad, soyad, cinsiyet, doğum tarihi, doğum yeri, anne adı, baba adı, TC kimlik numarası, vergi numarası, yeni kimlikler için kimlik id numarası, Türk vatandaşı olmayan kişiler için pasaport numarası veya uluslararası geçerliliği olan muadili belge numarası, medeni durum, imza |
| Finans Verileri | Gelir bilgileri, AGİ kapsamındaki bilgiler, engelli vergi muafiyeti kapsamında alınan bilgiler, maaş haczi vb. mali kesintiler ile ilgili kayıtlar, banka hesap bilgiler |
| İletişim Verileri | Telefon numarası, açık adres bilgisi ( ev ve iş adresi ), e-posta adresi |
| Mesleki Deneyimle İlgili Veriler | Gidilen kurs bilgileri, mesleki yeterlilik belgeleri ( EKAT belgesi, manevra yapabilir belgesi, ustalık belgesi, SRC belgesi vb. ), diploma ve sertifikalar, transcript bilgileri, yabancı dil bilgisi, bilgisayar kullanım bilgisi |
| Hukuki Veriler | Dava dilekçeleri, dava ve/veya icra takibi başlangıç tarihi, dosya numarası (esas-karar no. vb.), takip değeri, ihtarname/ihbarname, adli mercilerden gelen evraklar, müzekkere cevabı, tebligat, adli/idari yargı ilk derece ve üst derece mahkemesi kararları, sözleşmeler, imza sirküleri/beyannameleri, aydınlatma ve açık rıza metinleri, sözleşme ve bilgilendirme formları, fatura, vekâletname |
| İşitsel Veriler | Arama yapıldığında çağrı merkezi aracılığıyla ses kayıtları, |
| Fiziksel Mekân Güvenliği Verileri | Kamera kayıtları, fiziki erişim/giriş çıkış kayıtları |
| İşlem Güvenliği Verileri | Web site ziyaretinde IP adresi, konum bilgisi, çerezler, log kayıtları, dijital iz verisi, kurumsal mail yazışmaları |
| Aile Bireylerine Ait Bilgiler | Aile bireylerinin adı soyadı, eğitim durumu, gelir durumu, T.C. kimlik numaraları, çocukların doğum tarihi, çocuk sayısı |
| Özlük Bilgileriyle İlgili Veriler | Bordro bilgileri, özgeçmiş bilgileri, pozisyon / ünvan Bilgileri, mesai kayıtları, çalışma geçmişi ve detayları, SGK işe giriş bildirgesi, SGK işten ayrılış bildirgesi, izin bilgileri ( idari ve yıllık İzin ), askerlik durumu belgeleri, fotoğraf, sicil numarası, SGK sicil numarası, kişisel koruyucu donanım zimmet bilgileri , ek imkanlar kapsamında alınan ek bilgiler, prim bilgileri, referans bilgileri |
| Lokasyon ve Seyahat Bilgisi Verileri | Bulunduğu yerin konum bilgileri, seyahat süresi ( gidiş dönüş tarihi ), seyahat sebebi, seyahatin geçirileceği adres |
| Sağlık Bilgisi Verileri | İşe giriş ve periyodik muayene raporu, kan grubu, özel sağlık sigortası kapsamındaki bilgiler |
| Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirlerine İlişkin Veriler | Adli sicil kaydı |
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, fiziksel mekan güvenliğinin temini, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, hukuki işlem güvenliğinin sağlanması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, iş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini, ücret politikasının yürütülmesi, yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemleri, yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi, çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibini gerçekleştirmek.
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Bu metinde sayılan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5.2 maddesinde belirtilen “kanunlarda öngörülmesi, sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi, bir hakkın tesisi, kurulması veya ifası” kapsamında aktarılmasını gerektiren sebeplerle sınırlı olmak üzere kanundaki istisna hükümleri uyarınca;
Gerektiği durumlarda telefon hattı verilmesi amacıyla GSM operatörleriyle, ofisin zorunlu bireysel emeklilik yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketleriyle, çalışanlar için özel sağlık sigortası yaptırılması amacıyla sigorta şirketleriyle, yemek kartı verilmesi halinde yemek şirketleriyle, acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla, çalışanların görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla işyeri hekimiyle, çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketler ile, yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla, Kanunen açık rıza alınması gereken hallerde açık rıza alınarak (kanunen açık rıza alınması gerekli olmayan durumlar hariç olmak kaydı ile) ve kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde aktarılabilecektir.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Elektra Enerji A.Ş, Personellerin verilerini KVKK gereğince, aşağıda sayılan kanallar vasıtasıyla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlemektedir.
Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmekte ve veri sorumlusunun ve görevlendirdiği kişilerin güvenliğinde, kilitli bir odada, kilitli dolaplarda saklanmaktadır.
Personelin kişisel verileri, yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formları ile, adayların Elektra Enerji A.Ş’ne elektronik posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler ile, çeşitli sosyal medya kanalları üzerinden Elektra Enerji A.Ş adına işletilen hesaplar kanalı ile, elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen kısa mesajlar ve multi medya mesajları, bilgi formları da dahil vesair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığı ile, referans kişiler aracılığı ile, aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Elektra Enerji A.Ş tarafından yapılan araştırmalar ile, toplanmaktadır.
Bu bilgiler, Elektra Enerji A.Ş’nin daha iyi ve kaliteli hizmet verebilmesi, ilgili kişinin aranan pozisyona uygun olup olmadığına karar verilmesi, istihdam ilişkisine dair soruların cevaplanabilmesi, ofis faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve düzenlenebilmesi, performans değerlendirmesinin objektif şekilde yapılabilmesi, yasalardan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi, iş güvenliği mevzuatına uyum sağlanması, kurumsal ve idari yönetimin sağlanması gayesi ile KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir. İlgili maddeler gereğince açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5. maddenin 2. fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizin Toplanmasının Hukuki Sebebi Nedir?
Özel nitelikli kişisel veriler; kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir. Özel nitelikli kişisel veriler, diğer veri kategorilerine oranla daha yüksek koruma gerektirirler. Bu tür verileri işlemek için ayrıca bilgilendirme yapılması gerektiği KVKK uyarınca düzenlenmiştir.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizin Anonimleştirilmesi
Özel nitelikli verilerinizi toplamamayı ve işlememeyi tercih etmekteyiz. Zorunlu olarak kimlik belgesi sağlık raporu, adli sicil kaydı gibi belgeleriniz üzerinde yer aldığından, bu özel nitelikli verileriniz anonim hale getirilmektedir. Anonim hale getirmedeki amaç, veri ile bu verinin tanımladığı kişi arasındaki bağın kopartılmasıdır. Kişisel verinin tutulduğu veri kayıt sistemindeki kayıtlara uygulanan otomatik olan veya olmayan gruplama, maskeleme, türetme, genelleştirme, rastgele hale getirme gibi yöntemlerle yürütülen bağ koparma işlemlerinin hepsine anonim hale getirme yöntemleri adı verilir. Kimlik belgelerinizde yer alan özel nitelikli verilerinizden kanunlarda anonimleştirilmesinin aykırılık teşkil etmeyecek olanları anonim hale getiriyoruz.
Kişisel Verilerinizin Saklanma Süresi
Kişisel verilerinizin saklama süresi kanunda veya ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse, söz konusu veri en az bu süre kadar saklanmak zorundadır. Aksi mevzuatta öngörülmüyor ise kişisel verileriniz kural olarak sözleşmenin ifasından veya bitiminden itibaren 10 yıl süre ile saklanmaktadır.
Olası bir mahkeme talebinin veya kanunla yetkili kılınmış bir idari merciinin ilgili veriye ilişkin talebinin tarafımıza geç ulaşması veya tarafı olabileceğimiz bir ihtilafın meydana gelmesi gibi ihtimaller gözetilerek, verilerinizin saklanması için mevzuatta öngörülen sürelere 6 ay ila 1 yıl arası bir süre eklenerek verilerin saklama süresi belirlenmekte ve belirlenen sürenin sonunda söz konusu veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
Kişisel verilerin işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ya da tarafımızca beyan edilen veya mevzuat kapsamında belirlenen saklama süresi dolmuş ise verileriniz, ilk periyodik imha tarihinde veya en geç 6 ay içerisinde re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Geçerli bir sebep ile verilerinizin silinmesine dair talepte bulunmanız halinde ise verileriniz en geç 30 gün içerisinde silinir.
Saklama süresi mevzuatta belirlenmiş verilerinizin öngörülen sürelerden önce silinmesini veya imha edilmesini talep etmeniz halinde söz konusu talebiniz gerçekleştirilemeyecektir.
Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.
KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz. Bu çerçevede Şirketimize KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur. Başvurular Türkçe yapılmalıdır.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi ıslak imzalı olarak Maslak Mah. Saat Sok. Spine Tower. No:5 Kat:23 Daire:202-203 Sarıyer / İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile iletebilir, ilgili kişi tarafından Elektra Enerji A.Ş’ne daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle info@elektraenerji.com adresine veya noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya formu elektraenerji@hs03.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizin belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Bu kapsamda yapacağınız başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılacaktır. İlgili kişinin başvurusuna, başvuru yapılan elektronik postaya cevap verme suretiyle dönüş yapılacaktır. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
